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Einen Kunden neu zu gewinnen ist – branchenabhängig – heute etwa viermal so teuer wie die Pflege bestehender Kundenbeziehungen. Hierbei hilft die Kundenservice Software von Unternehmen wie ConSol.de, cobra.de, CAS.de und DATEV.de, die unternehmensspezifische Lösungen entwickelt haben. KMU, große Unternehmen, aber auch Freelancer können von der Vielfalt der angebotenen Kundenservice Software profitieren. Sie stärken damit ihren Vertrieb, das Marketing, den Service und damit letztlich die Kundenbindung.

Angepasste Kundenservice Software

Jedes mittelständische Unternehmen benötigt eine auf die eigenen Anforderungen zugeschnittene Kundenservice Software. Wenn ein CRM-System implementiert werden soll, muss daher das Angebot sehr genau zu den eigenen Prozessen passen. Standardlösungen sind in der Regel modular aufgebaut, sie können hinsichtlich der Funktionalität und auch der Zahl der Arbeitsplätze beliebig erweitert werden. Für sehr spezielle Bedürfnisse nehmen die Anbieter ein Customizing vor, das heißt, sie passen die Kundenservice Software an das Unternehmen an. Insgesamt ist davon auszugehen, dass in vielen Fällen mit den vorhandenen Standardlösungen gearbeitet werden kann. Die einzelnen Module für Marketing, Vertrieb und Service können für bestimmte Arbeitsplätze eingerichtet werden, die dann durch die Kundenservice Software zu vernetzen sind. Auch die Anbindung an ein ERP-System (Warenwirtschaft) sowie Buchführung und Rechnungswesen wird so vorgenommen.

Einführung der Kundenservice Software

Für die Implementierung einer CRM Software rechnet man für KMU ab etwa 15 Mitarbeitern mit ein bis zwei Wochen, dann sollte der Prozess abgeschlossen sein. Dabei wird nach sorgfältiger Planung Schritt für Schritt vorgegangen, der wichtigste Prozess ist zweifellos die Übertragung der Altdatenbestände ins neue System. Moderne Kundenservice Software ist zu den gängigen Datenbank- und Officesystemen kompatibel, sodass Geschäftsprozesse faktisch kaum unterbrochen werden müssen. Diese Entwicklung hat sich in den Jahren 2010 und 2011 vollzogen und zu einer sehr großen Anwenderakzeptanz geführt. Die Zielstellung der Kundenservice Software besteht darin, den Vertrieb zu optimieren und Unternehmensprozesse effizienter zu machen. In der Folge stellt sich höhere Kundenloyalität ein, der Unternehmensgewinn maximiert sich. Es sind Cross- und Upselling-Aktivitäten mit Bestandskunden möglich, der Umsatz pro Kunde kann deutlich gesteigert werden. Eine gut zum Unternehmen passende Kundenservice Software schafft Wettbewerbsvorteile, sie hilft darüber hinaus bei der Erschließung neuer Regional- und Strukturmärkte.